Destruction d’archives : les questions que les entreprises se posent le plus
Prix, confidentialité, RGPD, délais de conservation, certificat de destruction, collecte et recyclage : WasteWize répond aux principales questions recherchées avant une destruction d’archives professionnelles.
Quel est le prix pour faire détruire des archives ?
Le prix dépend principalement du volume ou du poids, du niveau de confidentialité, des accès, de la manutention, du transport et du traitement. Un devis permet de prendre en compte les contraintes réelles de l’intervention.
Qui contacter pour la destruction d’archives papier ?
Pour des archives professionnelles, il est préférable de faire appel à un prestataire spécialisé capable d’assurer collecte, confidentialité, traçabilité de la destruction et orientation du papier vers une filière de recyclage.
Comment faire détruire les archives d’une entreprise ?
Il faut identifier les documents arrivés au terme de leur durée de conservation, estimer le volume, organiser l’enlèvement, sécuriser le transport puis faire procéder à une destruction rendant les informations illisibles.
Où faire détruire des documents confidentiels ?
Les documents confidentiels peuvent être confiés à un prestataire qui organise une chaîne de prise en charge sécurisée jusqu’au broyage ou déchiquetage, avec une traçabilité adaptée.
Quels documents sont considérés comme confidentiels ?
Les dossiers RH, contrats, données clients, documents bancaires, informations commerciales sensibles, dossiers juridiques ou médicaux et tout document contenant des données personnelles peuvent nécessiter une destruction confidentielle.
Comment détruire des documents confidentiels conformément au RGPD ?
Les données personnelles ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire, sous réserve des obligations légales. Lorsque leur conservation n’est plus justifiée, une destruction adaptée au support doit empêcher la lecture ou la reconstitution des informations.
Faut-il une attestation ou un certificat de destruction d’archives ?
Une attestation est particulièrement utile pour documenter la bonne exécution de la destruction et conserver une preuve de traçabilité de l’opération.
Que contient une attestation de destruction d’archives ?
Elle peut notamment mentionner le client, la date de l’opération, la nature des documents, le poids ou volume traité, le mode de destruction et le prestataire ou site de traitement.
Combien de temps une entreprise doit-elle conserver ses documents ?
La durée dépend du document : les livres et pièces comptables sont généralement conservés 10 ans, de nombreux documents fiscaux 6 ans, les contrats et correspondances commerciales 5 ans et le double des bulletins de paie 5 ans côté employeur.
Peut-on jeter des archives professionnelles dans la poubelle papier ?
Des archives encore lisibles contenant des données personnelles ou confidentielles ne devraient pas être jetées telles quelles dans une collecte papier ordinaire. La confidentialité doit être assurée avant le recyclage.
Comment sont détruites les archives papier ?
La méthode courante consiste à déchiqueter ou broyer les documents afin de rendre leur lecture et leur reconstitution impossibles ou extrêmement difficiles, avant une éventuelle valorisation du papier.
Que deviennent les documents après leur destruction ?
Les fragments de papier sont généralement regroupés, compactés puis orientés vers une filière de valorisation matière afin de servir de matière première secondaire.
Les archives détruites sont-elles recyclées ?
Dans une filière adaptée, le broyage assure d’abord la confidentialité puis le papier peut rejoindre une chaîne de recyclage. Certains éléments non papier peuvent nécessiter un tri spécifique.
La destruction d’archives est-elle facturée au poids, au volume ou au forfait ?
Les trois méthodes existent. Le choix dépend de la quantité d’archives, du conditionnement et des conditions d’accès. Le devis doit préciser la méthode retenue.
Peut-on faire enlever les archives directement dans les bureaux ?
Oui. Une collecte peut être organisée dans les bureaux, réserves, sous-sols ou locaux d’archives. L’étage, l’ascenseur, la distance de portage et le stationnement influencent l’intervention.
Faut-il trier les archives avant la collecte ?
Il faut d’abord séparer les documents à conserver de ceux autorisés à la destruction. Les consignes de tri matière dépendent ensuite de la filière de traitement.
Peut-on détruire des classeurs, chemises et dossiers avec les documents ?
Cela dépend des équipements du centre. Les classeurs rigides, pochettes plastiques ou éléments volumineux peuvent nécessiter un tri séparé.
Quelle différence entre destruction d’archives et destruction confidentielle ?
La destruction d’archives élimine des documents arrivés au terme de leur durée utile ou légale. La destruction confidentielle ajoute une exigence renforcée de sécurité et d’impossibilité de reconstitution.
Comment estimer le volume ou le poids de ses archives avant un devis ?
Il est possible de compter les cartons, estimer les mètres linéaires de rayonnage et fournir des photos des archives et des accès. Le poids réel peut ensuite être contrôlé selon la prestation.
Où faire détruire des archives professionnelles à Nice et dans les Alpes-Maritimes ?
WasteWize intervient à Nice et dans les principales zones d’activité des Alpes-Maritimes pour organiser l’enlèvement et la destruction d’archives professionnelles selon le volume, les accès et le niveau de confidentialité demandé.